統括PMOとして課題の吸い上げから開始

統括PMOというポジションは初めてでプロジェクトにアサインされてから、何から手を付けるべきか思慮しました。まずは現状把握のために各プロジェクトの計画書の確認とPMOから進捗状況や課題の吸い上げから行いました。

進捗管理や課題管理、スケジュールも独自に設定されていて、他の並走しているプロジェクトとのコミュニケーションルールも設定されておらず、スケジュールも整合性が取れていない状態でした。

そこでプロジェクト間のコミュニケーションルールを急ぎ策定し、プロジェクト間の情報共有と連携をスムーズにできるようにしました。スケジュールの乖離を修正していき、整合性のとれたスケジュールでプロジェクトが遂行できる環境を整えました。

負担が最小限になるように、プロジェクト横断課題の管理を

その後、進捗状況と課題管理のルール・プロセス策定を進めました。
すでに走っているプロジェクトに対してなので、できるだけ負担を最小限になるように考慮しながら、必要な情報の吸い上げ、プロジェクト横断課題の管理について重点的に行いました。

また、進捗管理ツールを作成し、各プロジェクトに提供を行い同じ粒度で進捗を管理できるようにしました。

管理ルール・プロセス導入後は、臨機応変に改善を行いつつ定着させていきました。プロジェクトも佳境になると進捗管理や課題管理が疎かになりがちですが、日々の監視とサポートを行うことで乗り切りました。プロジェクトの進捗状況や各プロジェクトで発生する様々な課題も可視化することができ、 PMが意思決定をするための情報を常に最新の状態に保つことができました。

プロジェクトとしては多数の課題が発生し困難ではありましたが、必要な情報が可視化されていることで臨機応変に対応することができ、プロジェクト成功に導くことができました。